Hai preparato il tuo piano formativo integrato?

Tre e-mail, tre uffici, nessuna risposta.

Immagina un'azienda di medie dimensioni. Il responsabile HR riceve tre e-mail nella stessa settimana: una dal DPO che segnala un ritardo nel programma di formazione e sensibilizzazione in materia di protezione dei dati personali, una dal responsabile IT che parla dei nuovi obblighi NIS2 in scadenza, una dal reparto marketing che chiede lumi sull'uso di uno strumento di intelligenza artificiale generativa appena adottato, e se sia conforme all'AI Act.

Tre uffici diversi, tre normative diverse, tre percorsi formativi separati e nessuno che li mette in relazione.

Il DPO ragiona in termini di basi giuridiche e diritti degli interessati. L'IT parla di misure tecniche e piani di continuità operativa. Il marketing, semplicemente, vuole sapere se può continuare a usare lo strumento che ha già iniziato a integrare nel proprio flusso di lavoro.

Ognuno vede solo il proprio pezzo di rischio, perché nessuno gli ha mai mostrato come i tre pezzi si incastrino.

È uno scenario che si ripete in molte organizzazioni, soprattutto in quelle cresciute per stratificazione: sono arrivati gli adempimenti previsti dal GDPR, poi si è aggiunta la cybersecurity con NIS2, ora si affaccia l'AI Act e ogni volta la risposta è stata "facciamo un corso".

Il risultato è un mosaico di iniziative isolate, spesso commissionate a fornitori diversi, con calendari diversi e nessun filo che le tenga insieme.

Il problema, quindi, non è necessariamente la mancanza di formazione, ma la sua frammentazione. Un’azienda può aver organizzato separatamente la formazione in materia di protezione dei dati, sicurezza informatica e utilizzo dell’intelligenza artificiale, ottenendo anche i relativi attestati, e restare comunque esposta. 

I dipendenti, infatti, potrebbero non aver compreso che GDPR, NIS2 e AI Act non sono tre adempimenti paralleli, discipline diverse che concorrono, ciascuna nel proprio ambito, alla gestione responsabile di dati, sistemi e tecnologie.  

Senza quella visione d'insieme, la formazione diventa un esercizio di conformità formale, non uno strumento reale di prevenzione.

Perché un piano formativo non è più opzionale

Per anni la formazione aziendale è stata vista come un adempimento, una casella da spuntare una volta l'anno. Oggi questo approccio non è più sufficiente. 

GDPR, AI Act e NIS2 condividono un principio comune: la responsabilità non riguarda soltanto chi assume le decisioni, ma anche chi opera quotidianamente con dati, sistemi e strumenti digitali.

Un dipendente che non riconosce un tentativo di phishing, che inserisce categorie particolari di dati personali o informazioni aziendali riservate in uno strumento di IA non autorizzato oppure che non sa a chi segnalare un incidente informatico rappresenta un rischio concreto per l’organizzazione, indipendentemente da quanto siano ben scritte le policy interne.

La formazione, quindi, non è un semplice supporto alla compliance: ne costituisce una componente essenziale.

Nel GDPR, la sensibilizzazione e la formazione del personale coinvolto nei trattamenti rientrano nel sistema di responsabilizzazione dell’organizzazione e sono espressamente richiamate tra gli aspetti sottoposti al controllo del DPO. La loro necessità e intensità devono essere commisurate alle attività svolte, ai dati trattati e ai relativi rischi.

Per i soggetti che rientrano nell’ambito di applicazione della NIS2, la formazione costituisce una componente delle misure di gestione del rischio informatico. La disciplina coinvolge direttamente anche gli organi di amministrazione e direttivi, chiamati a formarsi, approvare le misure di sicurezza e sovraintendere alla loro attuazione.

L’AI Act richiede ai fornitori e alle organizzazioni che utilizzano sistemi di IA di adottare misure idonee a sostenere lo sviluppo dell’alfabetizzazione in materia di IA del personale e delle altre persone che operano per loro conto. Tali misure devono essere calibrate sulle conoscenze, sull’esperienza e sulla formazione delle persone coinvolte, oltre che sul contesto nel quale i sistemi sono utilizzati.

Non si tratta, quindi, di garantire a ogni lavoratore un identico e predeterminato livello di competenza, ma di adottare iniziative adeguate alle attività svolte e ai rischi concretamente presenti.

Il problema della formazione a compartimenti stagni

Il rischio più concreto, per molte aziende, non è la mancanza di formazione, ma la sua duplicazione confusa. Se il corso GDPR parla di "trattamento dati", il corso NIS2 parla di "gestione del rischio" e il corso AI Act parla di "sistemi ad alto rischio", il dipendente medio fatica a collegare i puntini. Percepisce tre adempimenti scollegati, non un'unica logica di responsabilità digitale.

È come chiedere a qualcuno di imparare a guidare studiando separatamente il codice della strada, la meccanica del motore e le regole del parcheggio, senza mai fargli capire che sono tre parti dello stesso viaggio.

Il rischio è che, nella pratica quotidiana, applichi solo la regola che ricorda meglio o nessuna.

Verso una formazione integrata: una visione, non tre corsi

Un piano formativo integrato non significa fare meno formazione: significa costruire un percorso che mostri ai dipendenti come GDPR, AI Act e NIS2, pur avendo oggetti, destinatari e ambiti di applicazione differenti, concorrano alla gestione responsabile dei dati e delle tecnologie digitali in azienda. 

Concretamente, questo si traduce in:

• Un linguaggio comune tra i moduli, che eviti sovrapposizioni e contraddizioni tra un corso e l'altro.
• Percorsi differenziati per ruolo, perché chi usa strumenti AI ha bisogno di contenuti diversi da chi gestisce l'infrastruttura IT.
• Momenti di verifica reali (quiz, casi pratici, checklist operative), non solo attestati di partecipazione.
• Un aggiornamento continuo, perché il quadro applicativo, le indicazioni delle autorità, le tecnologie utilizzate e i relativi rischi evolvono nel tempo. 

Come si costruisce, in pratica

Nella nostra esperienza, un piano formativo integrato prende forma attorno a quattro tappe.

Si parte da una mappatura dei ruoli e dei rischi trasversali: non i reparti coinvolti, ma le persone che nel loro lavoro quotidiano, trattano dati personali, utilizzano sistemi di IA oppure accedono alle reti e ai sistemi informativi aziendali. Queste persone sono spesso più numerose di quanto l’organigramma suggerisca. 

Su questa base si costruisce un impianto a doppio livello: un nucleo di contenuti comuni a tutta l’azienda, che stabilisce il linguaggio e i principi condivisi, e moduli specifici per ruolo, che approfondiscono ciò che riguarda davvero ogni funzione.

In questo modo si evita, ad esempio, di obbligare il team commerciale a seguire un modulo eccessivamente tecnico sulla gestione degli incidenti IT. Il personale commerciale dovrà comunque sapere come riconoscere un possibile incidente, evitare comportamenti rischiosi e attivare correttamente la procedura interna di segnalazione.

Segue la scelta del formato di erogazione, calibrato su tempi e cultura aziendale: blended, in presenza per i momenti più delicati, a distanza per gli aggiornamenti ricorrenti. 

Infine, il piano prevede momenti di verifica e un calendario di aggiornamento. La formazione non dovrebbe essere considerata un corso erogato una volta e poi archiviato, ma un processo periodicamente riesaminato alla luce dei cambiamenti organizzativi, tecnologici e normativi. 

Non è un processo che si esaurisce in un pomeriggio, ma nemmeno un progetto lungo mesi: con il metodo giusto, un piano di questo tipo si progetta in poche settimane.

Cosa puoi fare da settembre

Settembre è il momento naturale per ripartire con un piano strutturato. 

I ritmi aziendali riprendono, le attività vengono riprogrammate e si apre la fase nella quale impostare o aggiornare i programmi e i budget formativi. 

Il primo passo non è organizzare corsi: è mappare. 

Prima di scegliere contenuti e calendario, serve rispondere a quattro domande semplici. 

• Chi tratta dati personali, anche solo occasionalmente? 
• Chi utilizza sistemi di intelligenza artificiale, non solo i tool "ufficiali", ma anche le applicazioni di produttività quotidiana che i team adottano in autonomia? 
• Chi ha accesso a infrastrutture critiche o si trova, anche solo potenzialmente, a dover gestire un incidente di sicurezza? 
• Chi assume decisioni sull’acquisto, sull’integrazione o sull’utilizzo di nuovi strumenti digitali? 

Le risposte, incrociate tra loro, restituiscono una mappa dei ruoli su cui costruire percorsi differenziati, senza doppioni tra un corso e l'altro e senza aree scoperte.

È un lavoro che vale la pena avviare già nelle prossime settimane, perché la differenza tra chi lo fa a settembre e chi lo rimanda si vede a dicembre: nel primo caso il piano è pronto e integrato nel budget dell'anno; nel secondo si rincorrono scadenze normative già scattate, con corsi organizzati in fretta e senza una regia comune.

Vale la pena ricordarlo: in molti incidenti di sicurezza e violazioni dei dati, l’errore umano o un comportamento non consapevole costituiscono un importante fattore di rischio. 

Per questo la formazione non dovrebbe essere trattata come una voce isolata del budget compliance, ma come una componente essenziale dell’infrastruttura di prevenzione aziendale. 

Hai già un piano o stai ancora rincorrendo tre scadenze diverse?

Tornando allo scenario iniziale: le tre e-mail che il responsabile HR ha ricevuto non sono tre problemi distinti. Sono lo stesso problema, visto da tre angolazioni diverse: quella del trattamento dati, quella della sicurezza informatica, quella dell'uso responsabile dell'intelligenza artificiale. 

Continuare a gestirle separatamente non riduce il rischio: può aumentarlo, perché ogni corso isolato rischia di lasciare scoperti i punti di contatto tra una normativa e l’altra, proprio dove più spesso si annida l’errore umano. 

E la soluzione è la stessa, qualunque sia la domanda da cui si parte: un piano formativo integrato, costruito una volta e aggiornato nel tempo, che parli ai dipendenti con un'unica voce coerente.

Non tre linguaggi diversi da decifrare, ma un'unica logica di responsabilità digitale che ognuno, nel proprio ruolo, sa riconoscere e applicare  dalla prima e-mail sospetta ricevuta in casella, fino all’ultimo strumento di IA adottato senza averne prima verificato l’affidabilità e la conformità alle regole aziendali. 

Ecco perché conviene muoversi ora: non per rincorrere l’ennesima scadenza, ma per costruire un piano di formazione che coordini gli obblighi e i rischi connessi al GDPR, all’AI Act e, per i soggetti interessati, alla NIS2, attraverso un’unica regia. 

Un piano progettato per durare nel tempo, invece di essere ricostruito da zero a ogni nuovo obbligo. 

Avv. Andrea Battistella

Avvocato Cassazionista e consulente in digital compliance. Mi occupo di diritto e innovazione con focus su trasformazione digitale, Intelligenza Artificiale, e-commerce e protezione dei dati personali (GDPR), unendo analisi giuridica e impatto operativo. 

Avv. Andrea Battistella

Avvocato Cassazionista e consulente in digital compliance. Mi occupo di diritto e innovazione con focus su trasformazione digitale, Intelligenza Artificiale, e-commerce e protezione dei dati personali (GDPR), unendo analisi giuridica e impatto operativo.